Checkliste für die Organisation Ihrer Tagung und die Suche nach einem geeigneten Tagungshotel

Sie wurden mit der Planung einer Tagung oder der Organisation einer Veranstaltung beauftragt? Beim Organisieren von Veranstaltungen und Seminaren oder auch bei der Congress-Organisation gibt es viele wichtige Punkte zu beachten. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste für Ihre Planung mit einer Übersicht der wichtigsten Punkte. Gerne beraten wir Sie bei allen Fragen zur Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung kostenfrei und unverbindlich.

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Checkliste Tagungen / Veranstaltungen planen:

• Lage des Hotels

Wird eine Lage am Flughafen/Hauptbahnhof/City oder der Autobahn bevorzugt. Wie weit darf das Hotel maximal entfernt liegen. Hierfür ist vorab zu klären, ob die Teilnehmer überwiegend mit Bahn, Auto oder Flugzeug anreisen. Kommt für die Tagung nur eine Stadt in Frage oder gibt es Alternativen bezüglich der gewünschten Tagungsdestination?

• Anzahl der Sterne/Hotelkategorie

Die Anzahl der Sterne des Tagungshotels hängt meistens auch eng mit dem Budget zusammen, vor allem was den Zimmerpreis betrifft. Ein 5-Sterne-Hotel wird man auch in belegungsschwachen Zeiten nicht unter 100 Euro im Einzelzimmer bekommen. Auch die Preise für die Tagungspauschalen sind entsprechend höher angesiedelt. Einige Hotels haben keine Sterne, da sie sich aus verschiedenen Gründen nicht mehr offiziell klassifizieren lassen, sind aber durchaus im Bereich von 4-5 Sternen einzuordnen. In unserem Portal finden Sie Hotels ab zwei Sternen. Es gibt nur wenige Tagungshotels  mit 2 oder 3 Sternen die Tagungskapazitäten für eine große Teilnehmerzahl anbieten. Diese Tagungshotels befinden sich eher im Bereich von 4-5 Sternen.

• Budget

Die Festlegung eines Budgets für die Veranstaltung ist wichtig für die richtige Auswahl der Hotels. Wenn man zum Beispiel ein Budget von 40 Euro für die Tagungspauschale hat, ist es wenig sinnvoll Hotels mit 5 Sternen anzufragen. Wenn die Kosten keine große Rolle spielen, kann man die Überlegungen hierzu natürlich vernachlässigen. Preislich gibt es auch einen Unterschied zwischen den verschiedenen Destinationen. München ist zum Beispiel meist teurer als das Umland von Leipzig.

• Datum der Tagung

Wenn man sich für ein Datum entscheidet, sollte man vorab prüfen, ob zu diesem Zeitpunkt in der gewählten Stadt eine (internationale) Messe stattfindet (zum Beispiel unter auma.de). Das ist besonders wichtig, wenn die Tagungsteilnehmer auch Zimmer benötigen, da die Preise während Messezeiten deutlich höher liegen und die Kapazitäten früh ausgebucht sind. Am besten man berücksichtigt bei der Wahl von Datum und Ort auch ein bis zwei Alternativdestinationen, falls die Wunschstadt zum gewählten Datum nicht mehr genug freie Tagungskapazitäten anbietet. Auch sollte man hier die verschiedenen Belegungszeiten in Ferienregionen oder Stadthotels beachten.

• Uhrzeit

Die meisten Tagungen starten um 9 Uhr und enden um ca. 17 Uhr. Am ersten Tag starten die Tagungen oft auch etwas später, damit die Teilnehmer am gleichen Tag anreisen können und keine Vorübernachtung planen müssen. Am letzten Tag endet die Tagung häufig früher.

• Bestuhlung im Tagungsraum

Man unterscheidet verschiedene Bestuhlungen im Tagungsraum – hierzu gehören:
- Stuhlreihen (wie im Kino, ohne Tische)
- Parlamentarisch (wie in der Stuhle mit Tischen)
- Blockform (Die Teilnehmer sitzen um einen oder mehrere Tische herum)
- U-Form (hufeisenförmig mit Tischen mit einer freien Fläche in der Mitte)
- Stuhlkreis (ohne Tische)
- Bankett (meist runde Tische für ca. 6-10 Teilnehmer die Raum verteilt werden)
Für Vorträge werden meist Stuhlreihen gewählt. Wenn die Teilnehmer die Möglichkeit haben sollen mitzuschreiben, wird eine parlamentarische Bestuhlung bevorzugt. Hierbei sollte man bedenken, dass mindestens doppelt so viel Platz benötigt wird und es vor allem bei einer großen Personenzahl schwieriger sein kann einen passenden Raum zu finden. Das gleiche gilt für eine U-Form.

• Größe des Tagungsraums

Die Größe sollte man nur explizit angeben, wenn diese von den üblichen Standards abweicht. Zum Beispiel Platz für Gruppenarbeiten oder eine Ausstellung im Raum benötigt wird. Ansonsten reichen die Angabe der Personenanzahl und die gewünschte Bestuhlung. Die benötigte Größe des Raumes wird auch von der Größe der Tische/Stühle sowie vom Schnitt des Raumes beeinflusst. Hier können die Hotels am besten bestimmen, welcher Raum für welche Personenanzahl passend ist. Der Richtwert lautet: Stuhlreihen – die Personenanzahl plus ein paar Quadratmeter / Parlament – die Personenanzahl x 2 / U-Form – die Personenanzahl x 3.

• Gruppenräume

Gerade bei Workshops werden die Gruppen im Laufe der Tagung für Gruppenarbeiten geteilt. Auch hier muss die Bestuhlung festgelegt werden und welche Zahl an Räumen zusätzlich benötigt wird. Eventuell kann auch der Hauptraum für eine Gruppe genutzt werden. Wenn viele Gruppenräume benötigt werden, schränkt dies die Auswahl der Hotels oft schon ein. Die Gruppenräume werden meistens separat berechnet. Überlegt werden muss auch, ob in diesem Räumen Tagungstechnik benötigt wird.

• Technische Ausstattung

Die Standardtechnik (Beamer, Leinwand, Flipchart, Stifte und Schreibblöcke) ist in vielen Tagungspauschalen bereits enthalten. Die Verwendung von Mikrofonen hängt überwiegend von der Akustik des Tagungsraumes ab. Hier sollte man sich vom jeweiligen Hotel beraten lassen. Ansonsten ist zum Beispiel der Einsatz eines Rednerpodiums oder Bühne und der Internetanschlüsse zu planen.

• Tagungspauschalen

Die meisten Hotels bieten für eine ganztägige Veranstaltung Tagungspauschalen an, die alle Kosten enthalten. Diese sind im Verhältnis gesehen meistens günstiger als die Einzelabrechnung von Raummiete und Verpflegung. Eine „klassische Tagungspauschale“ enthält Getränke im Tagungsraum (als Pauschale oder 2 Getränke pro Person), 2 Kaffeepausen, ein Mittagessen (als Menü oder Buffet) und teilweise die Standardtagungstechnik sowie die Raummiete. Tagungspauschalen gelten meistens ab 10 Personen (bei einigen Hotels erst ab 15 oder 20 Personen). Sollten weniger Personen an der Tagung teilnehmen wird oft anteilig eine Raummiete berechnet. Bei den Kaffeepausen wird zusätzlich ein kleiner Snack gereicht. Hier kann bei vielen Hotels zwischen verschiedenen Kaffeepausen wählen - zum Beispiel leichte, gesunde, klassische, regionale, vitale, süße oder herzhafte Kaffeepausen. Die Hotels vergeben die Tagungsräume gerade bei größeren Veranstaltungen meist ungerne ohne Tagungspauschale, da sich die Selbstverpflegung der Teilnehmer – gerade während der kurzen Pausen – nur schwer planen lässt.

• Zimmerkontingente zur Tagung

Meistens wird mindestens ein Zimmer für den Referenten benötigt. Wenn die Tagungsteilnehmer Zimmer benötigen kann der Veranstalter meistens ein kostenfrei ein sogenanntes Abrufkontingent unter einem Stichwort für die Teilnehmer reservieren. Dieses verfällt zu einem mit dem Hotel abgesprochenen Termin automatisch. Der Vorteil eines solchen Kontingentes ist, dass die Teilnehmer die Möglichkeit haben alle im Tagungshotel zu übernachten und den gleichen Preis zahlen. Unterschiedliche Preise führen in Gruppen oft zu Unmut. Bei Tagungen mit einer großen Teilnehmerzahl sollte man sich frühzeitig um entsprechende Kontingente kümmern und auch bei der Auswahl der Hotels auch auf die passenden Kapazitäten achten. Überlegenswert ist, ob man bei gefragten Terminen die Zimmer auch auf benachbarte Hotels aufteilen kann. Wenn man sich bezüglich der benötigten Zimmer noch nicht sicher ist, sollte man bei der Abfrage der Tagungskapazitäten auch immer ein Hotelzimmer mit anfragen, damit man schon mal einen Überblick über die Preisstruktur hat. Dieses Zimmer kann später wieder storniert werden, falls es doch nicht benötigt wird.

• Optionszeit

Innerhalb der gewählten Optionszeit vergeben die Hotels die Kapazitäten nicht an andere Interessierte. Daher sollte man die Optionszeit nicht unnötig lang wählen, gerade wenn das Datum in gefragten Monaten  oder sehr kurzfristig gewählt wird. Hier lassen sich die Hotels oft auch nicht auf eine lange Optionszeit ein. Die Entscheidung sollte möglichst innerhalb der Optionszeit getroffen werden, da es sonst passieren kann, dass die besten Angebote an andere Kunden vergeben werden und man mit der Suche noch mal von vorn beginnen muss. Bei der Wahl der Optionszeit sollte man auch auf Anwesenheit und Urlaub aller Entscheider achten.

• Rahmenprogramm zur Tagung

Nachdem man das geeignete Tagungshotel für die geplante Veranstaltung gefunden hat, lässt man sich hier am besten von den Bankettmitarbeitern des Hotels beraten, da die sich mit den Möglichkeiten in der Umgebung des Hotels sehr gut auskennen.

• Parkmöglichkeiten

Wenn die Teilnehmer mit den Auto anreisen, empfiehlt es sich vorab die Parkmöglichkeiten und die Preise abzufragen.

Gerne steht Ihnen das Team von city-hotels bei der Planung einer Tagung beratend zur Seite!

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